Di Agostino Guardamagna
Microsoft Office 2010 è l’ultima versione del più popolare programma per l’ufficio di tutti i tempi, con un obiettivo preciso: non solo soddisfare l’utente, ma stupirlo, convincerlo e farlo rimanere estasiato. Soprattutto alla luce delle vere e proprie offensive lanciate dai suoi competitor: Google, che ha messo a disposizione una serie di strumenti per l’ufficio gratuiti ed online, ed Apple che con iWork si è decisa ad entrare in competizione. Vediamo insieme le trovate di casa Redmond.
Premettiamo che l’aggiornamento non è adatto a tutti. Se siete abituati ad usare Office 2003 o 2007, e sperate di ritrovare le funzioni che già utilizzate normalmente anche nella versione 2010, magari potenziate, vi suggeriamo di non eseguire l’upgrade. Se invece siete curiosi e soprattutto disposti ad impiegare qualche giorno per riconsiderare le vostre abitudini allora procedete pure.
Installazione di Microsoft Office 2010 – Abbiamo installato Office 2010 su due macchine diverse. Una aveva ancora il buon vecchio Windows XP e l’altra il nuovo Windows 7. In entrambi i casi l’installazione è piuttosto lenta, ci vogliono circa 20 minuti perchè sia tutto pronto. Il sistema deve avere un minimo di 256MB di RAM, anche se 512MB sono preferibili specie per le funzioni avanzate, e soprattutto in XP, dove è necessario avere il Service Pack 3. Per l’utilizzo di funzioni avanzate di Outlook 2010 tenete a mente che vi servirà un Exchange Server 2000, mentre se volete utilizzare appieno le funzioni di collaborazione preparatevi a installare un Windows Server 2003 con il Service Pack 1 o uno SharePoint Service.
Interfaccia di Office – L’interfaccia grafica si basa sul concetto delle strisce (Ribbon) piene di icone, introdotte nella versione 2007 e qui potenziate. Ci sono state, dobbiamo dirlo, diverse resistenze da parte degli utenti a questa nuova soluzione grafica ma Windows si è decisa a confermare la sua scelta e dunque dobbiamo metterci un pò di buona volontà. Per fortuna le Ribbon sono non solo ben costruite, avendo una zona con delle funzioni di base fisse, e un’altra dove possiamo aggiungere od eliminare collegamenti a nostro piacimento, ma addirittura intelligenti. La suite ricorda i tool maggiormente utilizzati e li rende disponibili qualora, ragionevolmente, possiamo averne bisogno. Cliccare su una foto in Word farà apparire, per esempio, gli strumenti di editing, specie quelli che abbiamo appena utilizzato.
Backstage di Office – Radicale anche il cambio di gestione del documento. Mentre prima era possibile accedere al vecchio menù dei file, ora la funzione Backstage si apre a piena pagina e permette non solo di salvare il documento, ma guida l’utente ad alcune azioni successive come l’impostazione di permessi di lettura/scrittura, l’uso di una password di protezione del documento o di criptazione del file assieme ad una firma digitale che permette addirittura di verificarne l’integrità.
Sempre nel backstage troviamo le funzioni di condivisione che permettono di salvare e inviare il documento via mail senza lasciare il programma o uplodare tutto su SkyDrive, uno spazio web gratuito di 25Gb che funge da base per il download del documento da parte di colleghi o clienti.
Interessante la funzione dedicata alla ricerca di dati nascosti, come le correzioni che sono state fatte nel corso del tempo, e uno strumento, che abbiamo veramente molto gradito, che salva il documento in modo che sia compatibile con le versioni precedenti di Office, risparmiando al destinatario del file la fatica di dover eventualmente trovare un programma di decodificazione. Bella e potente anche la possibilità di vedere l’anteprima di stampa. Diciamo che fra le Ribbon e il Backstage l’utente può rimanere a prima vista un pò disorientato, ma una volta presa l’abitudine siamo contenti di avere a disposizione così tante opzioni, tutte potenti e utili.
Anteprime e gallerie – Office 2010 riconferma l’intenzione della versione 2007 circa le personalizzazioni grafiche. Nella sezione Galleria abbiamo la possibilità di modificare stili, colori e caratteri dei documenti, oltre ad una approccio molto interessante, che tende a presentare all’utente un’anteprima dei comandi impartiti: per esempio abbiamo inserito un effetto grafico in PowerPoint e, al passaggio del mouse, il programma offre una piccola finestra con l’anteprima. Mentre in Word, copia/incollando un testo all’interno di una pagina il software permette di vedere un’ipotesi di formattazione automatica con delle evidenziature dei passaggi più importanti, che possiamo poi scegliere se accettare.
Microsoft Office Power Point 2010 – PowerPoint presenta sicuramente delle novità piuttosto interessanti. Ora è possibile caricare ed editare dei video direttamente all’interno del programma, in modo che gli utenti vedano solo ciò che l’autore della presentazione desidera. Con comandi abbastanza intuitivi possiamo aggiungere effetti, bagliori e animazioni aggiuntive. Bella e originale la funzione che permette di inserire delle specie di segnalibri all’interno della riproduzione video, che cliccati, aprono una pagina con un ulteriore contenuto testuale o fotografico.
Microsoft Outlook 2010 – Buoni i miglioramenti di Outlook per la posta, vista la spietata concorrenza di webmail come Yahoo e Gmail. Nella versione 2010 è possibile raggruppare mail che parlano dello stesso argomento in una finestra a formare una vera e propria conversazione dove la gestione dei messaggi è abbastanza veloce e potente. Anche qui, come nel caso delle Ribbon, sarà necessario abituarsi, ma una volta fatto ci siamo trovati abbastanza bene. Una nuova funzione detta Quickstep, consente di impostare il programma perchè invii dei messaggi email già pronti a dei mittenti preregistrati, solo lanciando un comando. Se siamo, ad esempio, nel settore del marketing e dobbiamo inviare delle presentazioni ai nuovi clienti o delle piccole newsletter ai nostri fornitori, basta un tasto per avviare l’automazione necessaria.
OneNote – Microsoft Office OneNote, l’applicazione dedicata al lavoro condiviso online, è stata molto potenziata, con nuove funzioni di aggiunta di immagini, video, audio e testo in tempo reale, da parte di tutti gli operatori connessi. Tasti rapidi permettono di copiare e incollare testi e immagini in una unica sezione visibile da tutti, e il merge di informazioni è molto facile e potente. Bella anche l’opzione che evidenzia le ultime modifiche fatte ad un documento, per avere sempre un’idea dello svolgimento globale del progetto. Lo sforzo della Microsoft di soddisfare il manager si nota anche nella funzione dove, qualora si stia lavorando su un documento ed in contemporanea con un collega, impedisce bruschi cambiamenti del file, dando il tempo di sincronizzarsi ed accordarsi l’un l’altro.
Excel – Anche Excel è stato rimaneggiato per facilitare l’interpretazione e l’uso dei dati. Le tabelle sono colorate, per orientare l’occhio, e l’uso e la navigazione fra le formule matematiche è molto più semplice. Anche inserire diagrammi, tabelle e importare i dati si dimostra attività molto veloce. Una nuova funzione detta SparkLines consente di creare un piccolo diagramma in una singola cella, il che facilita il confronto fra i dati in un solo foglio di calcolo. La Microsoft cerca di rendere Excel molto meno ostico ai non addetti ai lavori, e di consentire un’apprendimento veloce del programma.
Publisher – Chi realizza piccoli lavori di editoria sarà contento di Publisher 2010. Con diversi temi disponibili, è possibile creare loghi business e vedere il risultato in anteprima. Molte immagini, font e stili sono poi personalizzabili, il che permette di creare il proprio stile grafico. Migliorati, come in tutta la suite, gli effetti di editing immagini, con correzione dei colori, ritaglio e contrasto.
Essendo il lavoro sempre più mobile, e sempre più connesso alla rete, Microsoft ha messo a disposizione una versione online di ogni suo programma di Office rendendo la condivisione ancora più facile. Le versioni web conservano la formattazione e la grafica del documento da qualsiasi browser e da qualsiasi dispositivo ci si colleghi, anche uno smartphone dimostrando di valere molto anche come suite online.
Integrazione con Hotmail – Office si integra enormemente con i server della Microsoft. Come abbiamo già spiegato è possibile salvare i documenti, usufruire dello spazio server gratuito e inviare il link ai propri colleghi o clienti. Questo permette di visualizzare presentazioni, video e foto ad alta risoluzione senza dover intasare la propria o altrui mail o consumare banda. Interessantissima la possibilità di caricare un album di foto, crearne uno slideshow animato e invitare a vederlo e condividerlo, senza dimenticare l’integrazione perfetta con servizi di immagini terzi come FlickR, SmugMug, Hulu e YouTube per i video, tutto senza abbandonare il proprio account Hotmail.
Verdetto – E’ consigliabile passare a Microsoft Office 2010? come detto all’inizio dipende dal vostro modo di lavorare. Se con la suite precedente vi trovate bene, e non dovete fare altro che creare o editare dei file, l’upgrade non ha molto senso. Se invece volete riprogrammare le vostre abitudini e fare un decisivo salto verso un modo di lavorare più online e condiviso non potete perdervi le novità grafiche e di gestione, le funzioni di Outlook, l’integrazione con Hotmail e il decisivo potenziamento di OneNote.
Link e risorse
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